Merkblatt für automatisierte Meldungen zum Dateien-und Geräteverzeichnis beim Berliner Datenschutzbeauftragten gemäß § 25 Berliner Datenschutzgesetz

Auf Grund mehrfacher Nachfragen von meldenden Stellen ist auch der Datenträgeraustausch für Meldungen zum Dateien- und Geräteverzeichnis beim Berliner Datenschutzbeauftragten ab sofort möglich.

Unbedingt einzuhaltende Voraussetzungen für die Bearbeitung eingesandter Datenträger sind:

• Das Diskettenformat muß 3,5" (DD oder HD) sein,
• für jede zu meldende Datei/jedes zu meldende Gerät ist eine ASCII-Datei- anzulegen,
• das Dateiformat muß 8-bit ASCII-Code sein,
• die Dateiinhalte sind analog den Vordrucken mit den jeweiligen Feldüberschriften zu erstellen, für Leerfelder ist die Feldbezeichnung und eine eindeutige Kennzeichnung der Nichtausfüllung anzugeben, nämlich: ./.,
• Feldüberschrift und Feldinhalt müssen durch eine Leerzeile getrennt sein,
• zusätzlich sind die Meldungen in Papierform einzureichen, die logisch dem Vordruck entsprechen soll, allerdings keine festen Textformate mehr erfüllen muß (dient nur der Vorlage gegenüber Auskunftsuchenden),
• sollte sich ein jeweils schlüssiger, eindeutiger Dateiname durch die Begrenzung der Dateinamen durch DOS auf acht Zeichen nicht finden lassen, sind die Dateien auf einem Beiblatt zu dokumentieren.

Wir bitten, unbedingt diese Vorgaben einzuhalten, da im Rahmen einer Vorprüfung evtl. nicht geeignete Dateien umgehend zurückgesandt werden, da unsererseits keinerlei Kapazitäten zur Nachbearbeitung der Formate zur Verfügung stehen.